Manual do Depto de Compras

De uma maneira geral, o Departamento de Compras é sempre visto com desconfiança por todos. É sempre motivo de piadinhas como "Atrás de uma bola vem sempre um comprador", fazendo alusão a propaganda da campanha contra acidentes no trânsito que dizia "Motorista cuidado - Atrás de uma bola vem sempre uma criança". 

Se o Departamento de Compras ganhou esta fama, é porque motivos tiveram e porque sempre existiram maus profissionais, como aliás existem em todos os setores. 
É preciso que os bons profissionais comecem a fazer a sua parte para que o Brasil perca esta fama do "País do jeitinho". Afinal estamos em plena era da globalização, onde os novos parceiros, fornecedores e clientes podem surgir de qualquer parte do mundo e temos que ter nossas empresas preparadas para isto, pois com certeza se não estivermos perderemos uma grande chance, o que poderá não repetir tão cedo ou nunca mais.
Foi pensando nisto que resolvi fazer o artigo "Manual do Departamento de Compras". Nele o profissional de Compras achará tudo que precisa para trabalhar bem e inibir/aniquilar a presença de maus profissionais. Tenho bastante experiência nisto, pois liderei por muitos anos uma grande equipe de Compras, que era responsável por comprar todos os materiais, para dez fábricas de um importante grupo industrial.
Abaixo todos os tópicos do manual, com as devidas explicações:

• Para formar um Departamento de Compras, dê preferência em contratar profissionais sem muita experiência que são mais motivados a aprender e serem moldados ao seu sistema ou que tenham experiência, mas que estejam dispostos a mudar seu modo/sistema de trabalhar, pois acontece muito no mercado de ter profissionais experientes que trazem consigo muitos "vícios" pelo sistema que utilizavam. Isto poderá provocar dificuldades em adequá-los ao seu sistema/padrão de trabalho. Quando isto acontece, você ouve falar muito "Eu sempre fiz deste jeito e deu certo";
• Divida seu Depto de Compras por grupo de materiais e não por empresas. Se dividir por empresas, 2 ou mais compradores poderão estar comprando numa mesma ocasião os mesmos materiais. Com a divisão por empresa perdem barganha para negociar um melhor desconto pelo pacote geral (para todas as empresas), mesmo que a Nota Fiscal saia uma para cada empresa. Fora isto, ganha tempo, já que um comprador poderá atender todas as empresas com um único processo de compras;
• Procure treinar cada comprador para que seja responsável por grupos de materias mais homogêneos e assim os farão especialistas. Por exemplo, um poderá cuidar de grupos de materiais elétricos, eletro-eletrônicos, fios/cabos, instrumentos de medição, etc.; outro com grupos de chapas, perfilados/tarugos, telas/grades, metais não-ferrosos, tubos, etc.; outro com grupos de correias em v, correias/esteiras transportadoras/elevadoras, borrachas em geral, etc.; outro com grupos de materiais de limpeza, materiais de escritório, veículos/peças, etc.; e assim por diante;
• De tempo em tempo, faça rodízio dos grupos para que todos os compradores saibam comprar de tudo. Isto ajudará a ter uma equipe polivalente, a cobrir férias de cada comprador sem dificuldades e principalmente de controlar melhor se não está havendo algum tipo de "favorecimento" por parte do comprador a algum fornecedor. É mais difícil um fornecedor fazer esquema com vários compradores;
• De preferência em deixar todos os compradores juntos em uma mesma sala ou espaço amplo. É importante esta integração, pois é normal trocarem idéias, experiências e cooperação o tempo todo. Também cria uma união e solidariedade no grupo;
• Oriente-os para que tenham conhecimento pleno sobre a empresa que trabalham, como normas internas, procedimentos, posturas, valores e filosofia de trabalho. Como representantes da empresa, é importante saberem isto;
• Oriente-os para que tenham uma boa e objetiva linguagem, boa apresentação pessoal, transparência na conduta e nas atitudes com os fornecedores e para que não criem nenhum tipo de intimidade com os fornecedores, por mais contato que façam;
• Crie um arquivo de catálogos, literatura técnica, especificações e medidas de chapas, perfilados e tarugos, etc., para que sirva de subsídio para sua equipe consultar e para informar sempre que necessário aos usuários finais (requisitantes dos pedidos de compra);
• Tenha uma política de salários e benefícios justa e compatível com a função e responsabilidades, que aliás é muito estressante. O comprador valorizado com certeza "vestirá mais a camisa da empresa" e terá condições de trabalhar mais concentrado nas suas atividades. Tem muitas empresas que exploram seus compradores e valorizam seus vendedores. É um grande erro, pois o Departamento de Compras pode ser tão ou mais importante que o Departamento de Vendas, mas isto já seria assunto para outro artigo;
• Faça um trabalho sério de cadastramento de novos fornecedores para o seu grupo de fornecedores consultados. Procure conhecer a empresa em geral, como passado, proprietários, linha de produtos que comercializa, etc. Cuidado com empresas de linha de produtos muito genérica, pois quem diz que conhece muito, geralmente conhece um pouco de cada coisa. Empresas especializadas em determinados grupos de produtos são mais confiáveis e poderão lhe atender melhor. Tem muitas empresas que tem vários nomes, mas que no fundo é uma só. Fique atento, pois em um processo de compra, poderá ter 3 consultados, sendo que 2 são do mesmo grupo. Neste caso, um irá cotar mais caro para evidenciar o preço do outro; 
• Sempre cote com pelo menos 3 (três) fornecedores cada processo. Se for um pacote de muitos itens, cote com pelo menos 5 (cinco) fornecedores. Quando são vários itens é difícil todos os fornecedores cotados terem tudo. Cotando com 5 diminui esta probabilidade. Isto ajuda a não dar um retrabalho de ter que fazer outra cotação para os itens não cotados;
• Nunca deixe os fornecedores saberem com quem estão concorrendo em cada processo. Isto poderá lhe dar dor de cabeça futura, pois podem de alguma maneira combinar algum tipo de divisão de atendimento;
• Procure codificar todos os materiais que compra, independente da empresa. Por exemplo, um martelo de 2 kg com cabo 30 cm terá que ter o mesmo código de material para todas as empresas. Isto facilitará para que sua cotação esteja certa e não gere um retrabalho, pois terá uma descrição completa com os dados necessários para identificação do material desejado. Se não tem padronização, poderá acontecer de cotar para uma empresa como "Martelo de 2 kg com cabo 30 cm", para outra como "Instrumento de bater prego" e para uma outra como "Martelete de marcineiro". O importante é que os fornecedores saibam o que você quer e a sua cotação não seja de duplo sentido. Um atendimento errado gera a devolução e aí quem pagará o frete de ida/volta e o custo do cancelamento da Nota Fiscal? Provavelmente não será o fornecedor, que alegará que atendeu certo;
• Padronize também as unidades de medidas (peça, kilo, lata, bombona, caixa, litro, etc.). Não pode pedir um mesmo material por peça para uma empresa e por kilo para outra;
• Procure padronizar junto aos requisitantes, meses próprios para compra de determinados grupos de materiais. Isto gerará pacotes maiores e assim terá maior poder de barganha na negociação. Por exemplo: Rolamentos compra em fevereiro, junho e outubro; e assim por diante. O que não puder esperar o mês da programação, compra-se num processo rápido mais urgente;
• Mantenha um sistema no seu micro (Rede), que cadastre sempre as condições de fechamento da última compra para cada código de material. Servirá de subsídio para negociar uma nova compra. Isto não é necessário para quem já tem o software de Compras, pois já tem esta função;
• Não precisa fazer novo processo de compra, caso o fornecedor esteja mantendo os mesmos preços para os mesmos materiais da última aquisição, bem como as demais condições comerciais (condição de pagamento, prazo de entrega, local de entrega, etc.);
• Para organizar as mesas dos compradores, que geralmente são lotadas com pilhas de processos, utilize capa plástica para cada processo e as etiquete com o número do processo. Isto ajuda muito ao comprador e também para outros acharem algum processo em caso de ausência do comprador;
• Oriente seu comprador para nunca falar ao fornecedor que precisa de determinado material com urgência, pois senão perderá todo o poder de negociação. Se o fornecedor sabe que precisa do(s) material(ais) com urgência ficará irredutível nas condições comerciais e sabe que você não poderá esperar mais tempo para fechar a compra;
• Oriente seu comprador para não aceitar convites dos fornecedores para almoço ou jantar de negócios, ou mesmo espontâneo (sem motivo aparente, só gentileza). Os vendedores começam falando de outros assuntos como futebol, carros, etc., mas devagar no meio da conversa vão indagando sutilmente sobre assuntos de trabalho e sem querer os compradores acabam falando coisas que não deveriam informar a ninguém de fora da empresa. Os vendedores são treinados para isto e acabam conseguindo informações valiosas, sem que o comprador perceba o que está fazendo;
• Quanto a brindes de final de ano distribuidos pelos fornecedores, não vejo mal em aceitar. Lógico que desde que não sejam objetos de muito valor, pois senão será motivo de desconfiança. Nenhum fornecedor vai dar objetos valiosos para todos os seus clientes. Para que tenha controle do que estão recebendo, peça a toda equipe que relacione individualmente os brindes recebidos e o nome da empresa que deu;
• Organize algum tipo de controle dos dados dos fornecedores com nome, telefone, fax, e-mail, endereço do site, nome(s) do(s) contato(s), linha de produtos, etc. Este controle pode ser por fichas ou pastas, físicas e/ou no micro (Rede Interna). O importante é que tenha o acesso fácil de todos. Aliás tudo em um Departamento de Compras tem que ser aberto a todos, pois todos utilizam. As informações não podem ser exclusivas de ninguém;
• De tempo em tempo (você determina o período) faça uma reunião com toda a equipe para trocarem idéias, experiências e principalmente informações. Poderá aproveitar estas reuniões para cobrar as pendências, avaliar o grupo e determinar metas. É importante dar um feedback a todos sobre a performance do grupo ou de cada um. Tem muito gerente ou chefe que em geral, só cobra e nunca elogia a sua equipe, pois acham (erradamente) que elogios podem "estragar" o funcionário. Pelo contrário o elogio é uma forma de estímulo. Está provado por várias pesquisas, que um funcionário não se mantém no emprego só pelo salário e benefícios, mas sim principalmente pelo ambiente e reconhecimento que tem junto aos colegas e superiores;
• Para ganhar a confiança dos seus compradores tem que mostrar que conhece a fundo o assunto (isto eles irão descobrir com o tempo e não adianta querer impor com palavras ou pelo nível hierárquico) e seja/haja naturalmente, sendo verdadeiro sempre. Tem muito chefe/gerente que em reuniões com superiores fala "Eu fiz", "Eu aconteci", etc. e quando é alguma coisa negativa fala "Fulano que fez", "Eu não sabia disto", "Eu desconhecia este fato". Tem que falar sempre "Nós fizemos", não importa se foi bom ou ruim, é um trabalho em equipe e não de pessoas isoladas. Falar que desconhece o assunto ou que não sabia, não ameniza em nada a situação destes chefes/gerentes junto aos seus superiores, pois mostra que em seu departamento não sabe de nada que acontece, ou seja, é uma bagunça;
• Faça uma planilha de cotação de preços (no micro ou imprimida/formulário) completa e padronizada, onde tenha espaço para a descrição dos materiais, colunas dos fornecedores para lançamento dos seus dados e preços, espaço para condição de pagamento, impostos, prazo de entrega, observações, etc.;
• Dê certas autonomias para sua equipe baseada em valores. Não centralize muito as decisões na chefia/gerência, pois acumulará processos e gerarão demoras no atendimento. Tem outras maneiras de supervisionar o serviço de negociação e fechamento dos processos sem centralizar todas as decisões;
• Sempre que tiver/surgir oportunidades faça com que seus compradores façam cursos, pois é necessário em todas as funções aprender mais ou simplesmente atualizar os conhecimentos;
• Crie contratos junto a grandes fornecedores ou fornecedores únicos (aqueles em que tem que ser deles a peça/equipamento) para que durante 1 ou 2 anos mantenha fixos os preços e demais condições comerciais de toda a sua linha, ou que até reajuste mais seguindo determinados índices pré-estabelecidos e acordados. Isto facilitará o processo de compra;
• Ao fazer a cotação de materiais especiais, informe sempre aos fornecedores que precisará que forneçam Certificados de Qualidade, Certificados de Ensaios Químicos, etc. Inclusive deverá ser colocado também como observação no "Pedido de Compra" ou "Autorização de Fornecimento";
• Para a cotação de materiais especiais ou conforme desenho, informe sempre aos fornecedores que o seu engenheiro ou técnico do Depto de Controle de Qualidade, irá fazer inspeções durante a confecção dos mesmos e também dará a aprovação final, antes da entrega. Isto evitará que um material feito especialmente para sua empresa, chegue errado para o usuário/requisitante final;
• Existem muitas negociações de pacotes de altos valores que os fornecedores gostam de fazer pessoalmente, devido a importância para a empresa em caso de fechamento. O vendedor costuma vir acompanhado do seu gerente, diretor ou até mesmo de um dos sócios. Nestes casos procure participar, pois duas pessoas negociam melhor. Isto por causa de vários fatores, como mais experiência de um, para não deixar passar nenhum detalhe sem ser falado, por às vezes precisar de um tempo para pensar enquanto o outro fala de outro aspecto, etc.;
• Calcule o Tempo de Ressuprimento (Tempo de Solicitação do material + Tempo de Compra + Tempo de Entrega + Tempo de Transporte) para cada empresa requisitante, dividindo de acordo com o grupo de materiais. Isto ajudará ao usuário para que possa saber em quanto tempo terá o produto/material requisitado e também servirá para que depois não fique cobrando/apressando o Depto de Compras, pois saberá que é preciso um tempo médio para cada processo de compra;
• Nunca pressione seus compradores para fecharem depressa um determinado pacote, pois isto pode gerar erros e é um trabalho de muitos detalhes e atenção. Geralmente o requisitante/usuário demora para fazer o pedido, o gerente de Materiais demora para passar para Compras, sabem que Compras necessita um período para o processo de compra e que precisa um período de transporte até o local de uso, mas mesmo assim cobram agilidade no atendimento como se tivessem passado a requisição há 3 meses. Sempre sobra para o Depto de Compras que é a parte final do processo, mas não deixe que isto atrapalhe/prejudique o seu trabalho, absorvendo culpas que não tem;
• Não consulte fornecedores para um novo processo de compras, que estejam tendo problemas para atender pedidos já colocados. Pode ser problema de preço, prazo de entrega, impostos, etc. Para isto, consulte sempre seu Depto de Follow-up;
• Os fornecedores que não agirem ou cumprirem os pedidos de acordo com o fechamento e não quiserem fazer os acertos ou correções, os que tentarem subornar seu(s) comprador(res) ou mesmo que estão tendo algum tipo de problema sério no mercado, deverão ser excluídos como fornecedores e colocados em uma "Lista Negra". Neste caso, é importante que o mesmo saiba que está na "Lista Negra" e por quais motivos. Um fornecedor da "Lista Negra" poderá sair da mesma e voltar a ser consultado, desde que resolva ou acabe com os motivos que o fizeram entrar nesta lista;
• De vez em quando faça um tipo de "auditoria surpresa" em um processo de compras e veja como foi conduzido pelo seu comprador, se os documentos estão anexados conforme padrão, etc. Se achar necessário, ligue para os fornecedores participantes e cheque as condições ofertadas e negociadas, principalmente com quem perdeu. É importante fazer este cruzamento de informações.

Estes são aspectos que julgo importante pela minha experiência e que poderão ajudar você a formar ou melhorar seu Departamento de Compras.
Hoje em dia com as compras podendo ser também pela Internet ganhamos uma nova ferramenta, mas os princípios de Compras não se alteraram e seguem este Manual de Compras.


Marcos Valle Verlangieri,
Diretor da Vitrine Serviços de Informações, empresa que criou e mantém o www.guiadelogistica.com.br ou www.guialog.com.br .

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